Tässä dokumentissa esitetään tekstein ja liikkuvin GIF-kuvin, miten RentAid-järjestelmään tehdään lomakepohja omalle veneelle. Tästä oppaasta on myös PDF-versio, joka esittää saman asian tekstein ja ruutukaappauksin.
1. Taustaksi ennen kuin alat tehdä omaa lomakepohjaa
Kun teet lomakepohjaa, käytät vain pientä osaa järjestelmästä. Älä huolestu, vaikka et ymmärrä suurinta osaa toiminnoista. Käyttämäsi järjestelmä ei ole varsinaisesti suunniteltu veneen vuokrauksiin – mutta sen tietty osa soveltuu tähän tarkoitukseen. Tälle osalle ja menetelmälle on annettu nimeksi RentAid – koko järjestelmä on Atao Oy:n tekemä Umbrella Project Saver, jota organisaatiot käyttävät yleensä riskien hallintaan ja asiakaspalautteisiin.
2. Työtapa lomakepohjan muokkauksessa
Järjestelmään on tehty valmis lomakepohja veneen vuokraukseen. Kopioit sen ja muokkaat sen omalle veneellesi sopivaksi. Ensin päivität lomakepohjan yleistiedot ja sitten alat muokata sen tekstiosioita ja niissä olevia kuvia. Tämä opas kertoo, mitkä kohdat sinun tulee käydä läpi.
Lomakepohjaa muokatessasi tavallaan ”hypit” kahden tilan välillä ja tallennat aina välillä
- Valitset ”Lomakepohja” -tilan yläpalkista ja teet muutoksia lomakepohjan kenttiin
- Milloin tahansa voit valita ”Esikatselu” -tilan, jolloin näet, miten tekemäsi muutokset ovat vaikuttaneet (ja tätä tilaa kannattaa käyttää usein)
- Muutokset eivät tallennu, ennen kuin valitset ”Tallenna” -toiminnon.
3. Kirjautuminen järjestelmään
Sovi RentAidin käyttöönotosta Relaxellin kanssa. Saat käyttäjätunnuksen ja salasanan. Kirjaudu RentAidiin osoitteessa https://umb01.atao.fi/relaxell/ . Saat näkyviin alla olevan näytön.
4. Alkutoimet – pohjan kopiointi ja perustietojen päivitys
Kun valitset yllä olevasta näytöstä Klikkaa tästä – näet omat projektisi (= lomakepohjat), saat listan lomakepohjista (eli projekteista). Valitse rivin ”Annn: RentAid, vene = xxxxxx – kopioi tämä uudeksi lomakepohjaksi” lopusta kolme pistettä ja siitä ”Kopioi”. (Rivin alussa on asiakastunnuksesi, joka on muotoa Annn – tässä esimerkissä A003). Näin muodostuu kopio, jota voit muokata. Jos muutokset eivät onnistu, voit aina aloittaa alusta ja kopioida uuden version alkuperäisestä. Älä muuta alkuperäistä. (Varmuuskopiota et itse voi hyödyntää muutoksiin, mutta tarvittaessa Relaxell voi tehdä siitä uuden alkuperäisen).
Kopioi-valinnan jälkeen saat näkyviin lomakkeen perustiedot. Kirjaa oman veneen nimesi xxxxxx tilalle ja ota loppuosa rivistä pois. Lisää myös sähköpostiosoite, johon haluat palautteet. Tallenna lomakepohja.
Katso tästä miten.
5. Lomakepohjan muokkaaminen
Muokkaamista varten valitse ”Lomakepohja”.
Lomakepohjan käsittelyssä muutokset kenttiin tehdään oikeanpuoleiseen sarakkeeseen. Keskimmäinen sarake näyttää, mitä kenttää olet muuttamassa. Vasemmanpuoleisessa sarakkeessa on lisävalinnat, joita et tarvitse. (Ja tässä näkyy se, että Project Saver -kokonaisuudessa on paljon ominaisuuksia, joista tässä RentAid-sovelluksessa käytetään vain pientä määrää).
Kenttä ”xxxxxx varusteet ja lyhyet käyttöohjeet” on jo valittuna. Jos näin ei ole, saat sen valituksi kynäsymbolista.
Korvaa xxxxxx veneesi nimellä sekä otsikossa että tekstikentässä ja muokkaa muutenkin otsikkoa ja tekstiä haluamaksesi.
6. Esikatselu
Valitse yläpalkista ”Esikatselu”
Näet, miltä muutoksesi näyttävät lomakkeella. Jos tulos näyttää hyvältä, voit valita ”Tallenna”. Tämä ei ole välttämätöntä – muutokset säilyvät niin kauan, kuin olet käsittelemässä tätä projektia (= lomakepohjaa). Mutta tallennusta kannattaa käyttää usein.
Palaa lomakepohjan käsittelyyn valitsemalla ”Lomakepohja”
7. Tekstin käsittely
Voit käsitellä ja muotoilla ensimmäisen kentän tekstiä esimerkiksi lisäämällä vuokraajan nimen ja puhelinnumeron. Valitsemalla teksti-ikkunan yläpuolen valintarivistä oikeanpuoleisen valinnan ”…” saat näkyviin lisää muotoiluvalintoja. Tämä tuo näkyviin myös ”Lisää/muokkaa kuva” -valinnan, jota tarvitaan seuraavassa kohdassa.
8. Lisää kuva tai kuvia
Lomakepohjalla ensimmäisen kentän lopussa on teksti ”*** Voit lisätä tähän kohtaan kuvan, alla on esimerkki ***” sekä veneen kuva. Poista nämä ensin (kuvan saat pois esimerkiksi klikkaamalla sitä ja painamalla ”Delete”-näppäintä).
Katso tästä miten.
Lisää sitten haluamasi kuva/kuvat ensimmäiseen tekstikenttään valinnalla ”Lisää/muokkaa kuva”. Saat näkyviin uuden ikkunan, valitse sen vasemmasta palkista ”Vie”. Näin saat näkyviin ikkunan, johon voit raahata haluamasi kuvan. Kun näet kuvan tiedot, hyväksy ne valitsemalla ”Tallenna”.
Voit muokata kuvan kokoa lomakepohjassa vetämällä sen jostain nurkasta eri kokoiseksi.
Katso tästä miten.
Käytettävien kuvien resoluutiosta ja nimeämisestä:
Kuvan resoluutio kannattaa olla riittävän pieni, jotta koko kuva näkyy myös kännykällä. Esimerkiksi Samsung A22 -puhelin pystyy vielä kerralla näyttämään noin 1.000 pixeliä leveän kuvan. Paljon suurempi kuva voi jäädä osin kuva-alueen ulkopuolelle ja käyttäjän pitää siirtää kuvaa vaakasuunnassa.
Suuriresoluutioisenkin kuvan (esim. 4000×3000) voi tuoda sellaisenaan lomakepohjalle ja vetää lomakkeella haluttuun kokoon. RentAid tallettaa kuitenkin tällöin kuvan tässä koossa ja silloin lataus vie enemmän kaistaa – siksi tässä esimerkissä kuvasta on (MS Paintilla) tehty 1000 -pixeliä leveä muoto, joka sitten raahataan lomakkeelle.
Kaikki kuvat tallentuvat automaattisesti RentAidin mediakirjastoon, joka on yhteinen kaikille käyttäjille. Siksi on tärkeää, että laitat kuvatiedoston alkuun oman asiakastunnuksesi (tässä A003). Näin löydät tarvittaessa kuvan myöhemminkin kirjastosta.
9. Voit lopettaa halutessasi käsittelyn ja palata myöhemmin
Voit tallettaa lomakepohjan, kirjautua ulos ja jatkaa myöhemmin. Kirjaudu ulos valitsemalla vasemmasta sarakkeesta ensin maapallo-symboli (”Sisältö”) ja sitten yläpalkin oikeasta reunasta käyttäjätunnuksesi ja sen antamasta alavalikosta ”Kirjaudu ulos”.
Kun kirjaudut uudelleen RentAidiin, pääset projekteihin joko etusivun valinnalla Klikkaa tästä – näet omat projektisi (= lomakepohjat) tai valitsemalla vasemmassa palkissa olevan ”€” -symbolin ja valitsemalla ”Projektit” seuraavalta sivulta. Valitse tallettamasi lomakkeen kohdalta ”Muokkaa”.
10. Muokkaa lomakkeen muutkin kentät
Muokkaa vastaavalla tavalla muidenkin lomakkeella näkyvien tekstit ja kuvat. Alla on esitetty, mitkä kohdat kannattaa käydä läpi (ja PDF-versiossa on tarkempi kuvaus). Saat kentät näkyviin keskisarakkeessa oikean laidan liukua käyttämällä. Muista tallettaa keskeneräinen lomakepohja riittävän usein.
Lomakepohja on jaettu seuraaviin osioihin:
- xxxxxx varusteet ja lyhyet käyttöohjeet
- TEKNISET TIEDOT
- TURVALAITTEET/VARUSTEET
- MUU VARUSTUS
- YLEISTÄ
- LUOVUTUS JA PALAUTUS
- KIINNOSTAAKO TÄMÄ JÄRJESTELMÄ?
Jos tämä jako sopii sinulle, käy läpi alla esitetyt kentät. Voit myös muuttaa osioiden nimiä/otsikoita. Jos joku osio on turha tai tarvitset lisää osioita, katso kohtaa 11.
(Sovi Relaxellin kanssa, saako ” KIINNOSTAAKO TÄMÄ JÄRJESTELMÄ?” – mainososuus olla lomakepohjalla.)
11. Tarvitsetko lisää osioita tai haluatko poistaa osioita?
Tarvitsetko lisää osioita? Voit kopioida jonkun nykyisistä osioista. Alla on kopioitu esimerkiksi osio ”MUU VARUSTUS”. Kopio syntyy nykyisten osioiden loppuun.
Käytä oikean reunan liukua, jotta pääset keskisarakkeessa alimpaan osioon (=syntynyt kopio). Voit muokata sen otsikon – esimerkiksi tässä otsikoksi on muutettu ”RANTAUTUMINEN”.
Katso tästä miten.
Vie muokkaamasi osio haluammesi paikalle lomakkeella. Raahaa sitä keskisarakkeen vasenta laitaa myöten aina yhden osion yli kerrallaan. (Tämä on ehkä haastavin osuus lomakkeen muokkaamisessa. Jos siirrettävä osio menee väärään kohtaan – esimerkiksi jonkun toisen osion sisälle – voit poistaa siirretyn osion ja yrittää uudestaan). Tässä esimerkissä ”RANTAUTUMINEN” -osio raahataan ”LUOVUTUS JA PALAUTUS” -osion edelle.
Kun esikatselu näyttää osion olevan oikealla paikalla alla olevalla tavalla, tallenna lomakepohja.
Katso tästä miten.
Jos et tarvitse jotain osiota, voit poistaa sen (RentAid pyytää vahvistuksen poistolle ensin). Tässä on poistettu esimerkiksi kopioitu osio ”RANTAUTUMINEN”.
12. Ota lomakkeen verkko-osoite talteen
Kun lomakepohja on valmis, testataan sitä vuokralaisen kannalta. Vuokralainen saattaa käyttää lomaketta erilaiselta selaimelta tai kännykältä, joten kannattaa testata eri vaihtoehtoja. Otetaan tätä varten ensin lomakkeen verkko-osoite ylös.
Valitse vasemmassa palkissa oleva ”€” -symbolin ja ”Projektit” seuraavalta sivulta. Valitse sitten tallettamasi lomakkeen kohdalta ”Täytä uusi”.
Saat näkyviin lomakkeen. Ota sen osoite talteen linkiksi. (Tässä esimerkissä linkki on:
https://umb01.atao.fi/relaxell/index.php#module=projects&path=/projects/67/forms/new )
13. Testaa lomaketta
Avaa uusi selainistunto ja laita osoitekenttään kopioimasi osoite.
Lisää lomakkeelle ilmoittajan nimi ja valitse lomakkeen tila:
- AVAAMATON – tarkistusta ei ole aloitetu
- KESKENERÄINEN – tarkistus on vielä kesken, mutta lomake on jo lähetetty
- VALMIS – tarkistus on tehty loppuun asti
Valitse sitten ne osiot, jotka haluat täyttää ja valitse lopuksi lomakkeen alaosasta ”Lähetä”.
Alla olevassa esimerkissä täytetään osio ”MUU VARUSTUS” ja lisätään siihen kuva rikkoutuneesta etulyhdystä.
Jos täytät lomaketta mobiililaitteella, jossa on kamera, ”Selaa” -valinta antaa mahdollisuuden valita mobiililaitteesta ”Kamera”. Kun otat kuvan ja valitset ”Ok”, tulee kuvatiedosto lomakkeelle (näin ainakin Android-puhelimella).
14. Selaa testituloksia
Tallenna useampia lomakkeita. Alla olevassa esimerkissä niitä on tallennettu kaksi.
Kirjaudu RentAid-järjestelmään, pääset taas projekteihin joko etusivun valinnalla Klikkaa tästä – näet omat projektisi (= lomakepohjat) tai valitsemalla vasemmassa palkissa olevan ”€” -symbolin ja valitsemalla ”Projektit” seuraavalta sivulta.
Klikkaa tekemäsi lomakepohjan nimeä.
Valitse yläpalkista ”KAIKKI”, niin näet saamasi palautteet.
Klikkaamalla ilmoittajan nimeä, saat avattua kyseisen palautteen (= lomakkeen).
Näet lomakkeen sisällön ja sinne talletut kuvat.
15. Anna linkki asiakkaillesi
Kun lomakepohja toimii hyvin, anna sen linkki vuokralaisille.
16. Jos tulee kysymyksiä
Jos RentAidin käytöstä tulee kysymyksiä, ei kannata jäädä pohtimaan pitkäksi aikaa. Ota yhteyttä Relaxelliin, niin katsotaan asiaa yhdessä vaikka Teams-session kautta:
- Pertti Eskelinen / 040 506 6565
- pertti.eskelinen@relaxell.fi
0 Comments